Welke stappen moet je doorlopen om facturen in toppix als PDF bij de klant?
1. Adressenbeheer
In het adressenbestand van Toppix, op de fiche “Fisc en Fact” werden 2 velden bijgemaakt. Een vinkje om aan te duiden dat er later een factuur zal gemaild kunnen worden, en bijkomend een e-mailadres waarnaar de factuur later verstuurd zal worden.
Dit is bewust in een ander veld gedaan dan het gewone e-mailadres, omdat sommige firma’s een electronische box hebben waar de facturen mogen terecht komen. Vandaar dat we een ander e-mailadres gebruiken dan het klant-e-mailadres. Mag het naar hetzelfde verstuurd worden, dan moet je het hier een twee maal invullen.
2. Verkopen inboeken
De verkopen worden ingeboekt zoals vroeger
Verkoopbonnen inboeken op naam van de klant.
3. Factuurnummers toekennen
De verkoopbonnen een factuurnummer toekennen. Dit is nog steeds dezelfde werkprocedure als vroeger, ongeacht of ze op papier moeten afgedrukt worden of als PDF moeten aangemaakt worden, de verkoopbonnen moeten eerst gefactureerd worden.
Via – Factuurnummers toekennen (hele reeks) 
Of
via – Geselecteerde verkopen factureren (enkel de geselecteerde) 
De verkoopbonnen krijgen een factuurnummer toegewezen.
4. Facturen drukken
Om facturen te drukken op papier gaan we er vanuit dat deze die je moet opsturen met de post één keer meer moeten afgedrukt worden dan deze die elektronisch gaan verstuurd worden.
Bij het afdrukken op papier krijg je een bijkomende optie, dat de elektronische wellicht één keer minder moeten afgerukt worden.
Hier kies je het aantal papieren afdrukken.
Verder blijft deze procedure gelijk aan de eerdere procedure. Nu met enkel het keuzeverschil tussen papieren en elektronische facturen.
5. Instellingen "Mailen"
In “Stock & Facturatie” kan je via het menupunt Algemeenheden – “Lay-out factuur” op het tabblad “Mailen” een aantal instellingen doen.
Er wordt 1 e-mail verstuurd per factuur. De factuur-pdf’s worden als bijlage geplaatst aan die e-mail. Welk onderwerp, welke tekst er moet staan en een aantal technische instellingen kan je hier doen.
Plaats PDF-bestanden (Mag niet leeg laten – anders opmerking)
Dit is de plaats waar de factuur-pdf-bestanden mogen komen.
Indien de map niet is aangemaakt wordt deze door het programma gemaakt bij eerste aanmaak van de PDF’s.
Is de map wel al aangemaakt, dan kan je met de bladeren-knop 
de juiste map aanduiden.
Voorbeeld - voor lokaal gebruik
Voorbeeld - voor gebruik op “extern bureaublad”
Heb je meerdere bedrijven dan kan je best de facturen apart houden door c:\fact-bedr1 en c:\fact-bedr2 te gebruiken.
Onderwerp e-mail (U moet een keuze maken – anders opmerking)
Bij elke e-mail wordt een onderwerp meegegeven.
Er kan voor een standaard onderwerp gekozen worden. Nu zal het onderwerp meelopen met de inhoud/bijlage van de factuur.
Dan kies je voor
Heb je liever een eigen onderwerp? Dan kan je hier de tekst aanvullen.
Deze tekst is dan op alle facturen dezelfde.
Tekst mail “factuur”
Hier vul je de tekst aan welke moet vermeld worden indien het een factuur is.
Tekst mail “creditnota”
Hier vul je de tekst aan welke moet vermeld worden indien het een creditnota is.
Emailadres afzender
Hier vermeld je het e-mailadres van de afzender. Dat is dus uw e-mailadres.
Uitgaande mail (SMTP)
Hier maak je een keuze uit (Dit zal waarschijnlijk degene zijn die de naam van uw internetprovider bevat).
Met de 
knop worden de instellingen bewaard, met de 
knop worden de wijzigingen geannuleerd.
6. Facturen als pdf maken
(enkel voor klanten met e-mail-facturen)
Er is geopteerd om niet van elke factuur een pdf te maken, maar enkel deze waarbij daarvoor gekozen is in het adressenbestand.
De gemaakte PDF’s worden ook niet onmiddellijk doorgestuurd. Dit om te vermijden dat je ongeziene / ongecontroleerde facturen al doormailt naar de klant.
Je kan de PDF’s aanmaken via “facturatie” en daar kies je menuoptie 5.
Je kiest zelf de factuurnummers, periode of klant voor welke je een PDF wil aanmaken. (opgelet, dit kan enkel voor deze die een vinkje hebben bij factuur mailen in het adressenbestand. 
In een keuzescherm komen alle facturen / firma’s die in aanmerking komen.
Stel dat een factuur foutief werd aangemaakt, of bij nazicht hermaakt dient te worden. Dan moet eerst de verkoop-boeking bijgewerkt worden en moet achteraf ook de PDF opnieuw gemaakt worden. (anders blijft de oude factuur-pdf staan).
Via de OK knop of het aanvinken van de individuele facturen, kan je selecteren welke je alsnog wel of niet wil als PDF hebben. Eénmaal je onderaan op OK klikt worden de PDF’s aangemaakt. Reeds gemaild staat daar aan / uit afhankelijk of een eerdere factuur al gemaild werd.
Via de 
knop kan je de klantenfiche nog aanpassen of mogelijks een fout e-mailadres aanpassen.
7. De factuur-PDF bestanden mailen naar de klanten
In de laatste stap kan je de gemaakte factuur - PDF naar de klant mailen.
In het selectiescherm kan je aangeven welke facturen je per e-mail wil verzenden.
via deze knop kan je de factuur bekijken en nazien of alle factuurgegevens correct zijn.
Je kan aanvinken welke je wil versturen, hier kan je ook zien of deze factuur reeds naar deze klant verzonden werd. Door op OK te klikken worden de facturen verzonden.
Opgelet: Agrovision is niet verantwoordelijk dat foute facturen als pdf worden aangemaakt of dat een foutief e-mailadres bij een klant staat, waardoor een factuur bij een foute bestemmeling komt!