Verkoopfacturen uploaden in Billtobox
Het is belangrijk dat uw facturen op de naam van uw afnemer in het verkoopboek van AgroVision Finance komen. Dit gebeurt normaal automatisch goed, maar u dient wel de juiste werkwijze aan te houden en in Billtobox de juiste instellingen aan te zetten. Dit voorkomt veel zoekwerk achteraf. Hieronder wat aandachtspunten om dit makkelijk te laten verlopen:
Inlezen van uw uitgaande verkoopfacturen
Het is van belang dat u uw verkoopfacturen altijd via het scherm Uitgaand in Billtobox uploadt of dat u uw factuur mailt naar Billtobox.
a) Uw facturen uploaden
Voor het uploaden van een factuur gaat u naar het scherm Uitgaand in Billtobox (de derde button in het linker menu). U sleept uw pdf factuur naar het scherm.
b) Uw facturen insturen via mail
Gebruik het emailadres in Billtobox voor de uitgaande facturen, deze is te vinden onder Instellingen (linksonder in het menu). Vervolgens kiest u voor Uitgaand en daar kiest u voor
e-mail. Hier staat het e-mailadres: KVKnr@out.nl.billtobox.com. Hier is altijd een van de opties de combinatie van uw kvk-nummer en het woord 'out'. Klik hier voor meer uitleg
Let op!
Zorg ervoor dat uw emailadres is toegevoegd aan de lijst ‘vertrouwde e-mailadressen’.
Uw facturen doorzetten van Billtobox naar AgroVision Finance
Om uw facturen vanuit Billtobox naar AgroVision Finance te sturen, dient u voor elke nieuwe leverancier dit de eerste keer handmatig te regelen in Billtobox. Vervolgens kunt u dit automatisch laten verlopen door het vinkje automatisch goedkeuren aan te zetten.
Om dit goed in te stellen gaat u naar uw scherm Uitgaand (linker menu) en vervolgens opent u de betreffende factuur via dubbelklik. Onderstaand scherm opent zich.
Klik op + Toevoegen aan klantenlijst.
Zet vervolgens het vinkje aan bij 'Automatische archivering met verzending naar boekhouding zonder verzending naar de klant'. De volgende keer wordt dan uw factuur automatisch doorgezet.
Wilt u dit ook voor uw reeds toegevoegde klanten instellen, lees dan hier verder.
Let op! Zorg dat de gegevens van de klant volledig zijn. Het is belangrijk dat u het KVK-, btw- en IBAN-nummer ook hebt ingevuld bij deze klant. Mocht u dat nog niet hebben gedaan, wijzig dit dan eerst. In dit artikel leest u hoe dit gewijzigd kan worden.
Let op!
Wilt u een verkoopfactuur doorsturen naar AgroVision Finance vanuit uitgaand, klik dan op Archiveren in plaats van verzenden. Op deze manier wordt de factuur tijdens het archiveren naar u boekhouding verstuurd.
