AgroVision Finance maakt zelf al een zoektekst van de omschrijving van de ingelezen boeking. De zoektekst wordt door AgroVision Finance zelf gemaakt. Alle lettercombinaties/woorden van minder dan 3 letters worden hiervoor uit de ingelezen omschrijving verwijderd. Dit om woordjes als 'de' en 'het' te vermijden. Cijfers worden standaard verwijderd om nummers van geldautomaten, betaalpassen en andere steeds wisselende data te vermijden.
In de meeste gevallen kan er zonder iets te wijzigen op Ok geklikt worden. MAAR bij de Rabobank Hypotheken/leningen gaat dat niet goed. Juist daar zijn de cijfers wél nodig in de zoektekst omdat anders van alle hypotheken/leningen de zoektekst identiek is.
Zoals hierboven te zien is bij elke boeking van een lening voor rente en aflossing het tekst gedeelte gelijk. Daarom is het van belang het Autocoderen direct de eerste keer goed in te stellen met het juiste leningnummer zodat het de volgende keer op het juiste grootboek nummer binnenkomt en om de uitsplitsing vraagt. Anders komt er zoals in het middelste plaatje enkel de tekst als zoekwoorden en is onderscheiding tussen verschillende leningen niet mogelijk.
Als dit al verkeerd gegaan is, is het snelst en eenvoudigst om de eerste autocodering te verwijderen, en nieuw ingelezen boekingen goed in te voeren. en de autocodering aan het juiste grootboeknummer (waar de uitsplitsing op staat) te koppelen, zodat het inlezen vanaf de eerst volgende keer altijd goed gaat!
aarnaast kan het zo zijn dat het eigenlijk altijd goed is gegaan, maar dat de boeking nu telkens binnenkomt op het grootboeknummer van de rente. Het geval wil, dat we vaak in de uitsplitsing de Aflossing eerst invoeren (volgnummer 1) en de rente daarna (volgnummer 2)
bij het coderen, wordt dan doorgaans de rente als 2e gecodeerd, én wordt het grootboeknummer van de rente dan ook onthouden voor de autocodering. Daarom komt de boeking van Rente en Aflossing dan de volgende keer op het grootboeknummer van de rente binnen, en vraagt het programma niet om uit te splitsen.
Als we nu in de Regel van uitsplitsing (Via Basisgegevens - Stamgegevens - Uitsplitsingen) de regel van Aflossing dupliceren, (niks veranderen, gewoon direct OK klikken) komt die op volgnummer 3, daarna verwijderen we de eerste regel. dus houden we volgnummers 2 en 3 over, waarbij de rente bovenaan staat. Dán gaat het bij het uitsplitsen zo dat eerst de rente wordt gecodeerd, en daarna de aflossing, deze zal worden onthouden door de autocodering, en de volgende keer komt de boeking weer keurig binnen op het grootboeknummer van de Aflossing.
