Naargelang de aard van het bedrijf zijn alle, of slechts enkele van die inventarissen nodig. Hieronder komt wat nader uitleg van wat men zeker moet noteren.
- Inventaris gewassen:
Nadat je alles van de gewassen dat je nog liggen hebt (kuilen, silo’s, pakken hooi,voordroog....) hebt opgeschreven kunnen we die boeken. De inventaris gewassen is te vinden onder het menupuntje “boekhouding”
We krijgen een nieuw scherm waarop de computer voorstelt wat er met de teelten is gebeurd. Wij geven hier enkele voorbeelden.
De wintertarwe is in dit geval hier volledig verkocht en de stock is dus 0.
In geval van de aardappelen is niet alles gekend door de pc. Men moet nog wat informatie bijgeven. De aardappelen zijn nog niet allemaal weg. Er is geen begininventaris, dus vorig jaar waren die wel allemaal weg. We hebben volgens onze schatting nog 55000kg liggen. De rest hebben we opgevoederd aan het vleesvee. De aardappelen zijn uitgetrieëerde maar niet de allerbeste. We schatten ze op 4Bef/kg of 0.10eurocent. De meeste zullen thuisverkocht worden. De opgevoederde patatten waren de mindere van kwaliteiten zijn maar 2BEF waard, of 0.05euro. Die waarden vullen we hier in in de respectievelijke kolommen.
De voederbieten hadden een begininventaris, er is een hele hoop geoogst, we hebben er niets van verkocht of verloren, maar wel al een heel deel van opgevoederd, aan kostprijs (vinkje zetten). De rest schatten we aan ongeveer 1BEF/kg(afgerond in euro).
Dezelfde redenering gaat ook op voor onze maiskuil : er is een begininventaris + geoogst – deel verkocht – opgevoederd = eindinventaris.
De gewassen die opgevoederd zijn, staan nog eens onderaan. Daar passen we nu een 100 % verdeling toe aan de beesten die die gewassen opgegeten hebben. Hieronder zie je dan het resultaat. Je klikt op OK.
Het vervoederen van de ruwvoeders gebeurt dus hier bij het opmaken van de inventaris.
Opmerking : Misschien vroeg je je af waarom je geen begininventaris moest maken. Ons programma neemt voor begininventaris de eindinventaris van vorig jaar. Dus indien je daar geen begininventaris ziet staan, dan is het mogelijk dat je vorig jaar geen inventaris hebt gemaakt en dat je deze best eerst wel maakt. Een jaar na datum zal hij niet zo juist zijn, maar toch wel een goed gedacht geven van wat er toen nog was.
- Inventaris dieren:
Indien men niet over de technische module beschikt, dan vult men die inventaris zo getrouw mogelijk in. Men neemt voor het boekjaar -> eindinventaris en men krijgt de verschillende mogelijke diergroepen in tabelvorm, waarin we dan de aantallen en de waardes kunnen noteren. De waarden van vorig jaar worden best overgenomen om geen marktverschillen in de inventaris te zien. Als je helemaal naar rechts scrollt, vind je de waarden die je vorig jaar boekte.
Als men over een technische module beschikt wordt die inventaris daar aangemaakt. De blauwe TECH-knop neemt die dan uit de technische modules over.
Varkensmodule : zeugen
Men zorgt ervoor dat men alles heeft ingeboekt wat zeugen en vleesvarkens aangaat. De zeugen zijn bijgewerkt voor dekken, werpen, spenen…tot op 31/12/2010, alsook de veebewegingen van biggen vlees- en opfokvarkens, de aan- en verkopen van dieren.
Dan gaat men naar de “inventaris zeugenhouderij” onder menu puntje “zeugen en beren”. Je kan de inventaris van vorig jaar 31/12/2009 ophalen. Dit is meteen al een controle of die erin zit. Indien die er niet inzit mag je die aanmaken. De waarden die toegekend worden per dier kunnen uit het vorige boekjaar opgehaald worden met de -toets. De verdeling van gespeende biggen tot 20 kg met de waarden kunnen ingevuld worden bij .
Voorbeeld:
Als de inventaris van het vorige jaar aanwezig is, kan er een nieuwe inventaris opgemaakt worden voor eind dit boekjaar. We kiezen voor “nieuw” op datum van 31/12/2010. We laten de pc berekenen en we gaan na of het klopt. We nemen de waardes over van het vorige jaar en we slaan de inventaris op.
Een reeds bestaande inventaris kan herberekend worden met . Dit in geval men boekingen heeft moeten aanpassen.
Varkensmodule : vleesvarkens
Hier maakt men geregeld inventarissen per stal om de resultaten van een ronde te kunnen berekenen. Bij all-in all-out is dit eenvoudig, maar bij continu systemen is het aan te raden die regelmatig (bv om de 4 maand) te maken en op te volgen.
Het is zeker van belang die te maken op het einde van het boekjaar nl 31-12-2010. Hier onder een voorbeeld van een inventaris op 31/12/2009. Eens we 31/12/2010 voorbij zijn, kunnen we een inventaris maken voor 2010.
Hier en daar zit ook een extra knop die ons helpt met de oorsprong van de getallen. De knop “list” geeft ons een bijkomend schermpje met overzicht van de geboekte aantallen. Verder staat er nog een geel pijltje dat ons leidt naar het detail van de boekingen. Zo kan je meteen nagaan of alles wel ingeboekt is.
Je kan hier ook de waarden van vorig jaar ophalen met “prev”. Als je dan akkoord bent met de inventaris (per stal te maken) doe je ok en hij wordt geboekt. Soms moeten nog wat sterfte of veebeweging genoteerd worden die vergeten zijn.
Rundveemodule: inventaris rundvee
Inventaris van vorig jaar ophalen met . Zo zie je of er een inventaris is voor 31/12/2009, anders moet je hem nog maken. Als alle boekingen goed bijgehouden zijn dan zal de computer die inventaris voor u berekenen.
Een nieuwe inventaris maakt men met het witte blaadje.
Men neemt de laatste datum van ons boekjaar. In ons geval is dit 31/12/2010. Het is dus nog een paar dagen te vroeg.
Ceres berekent het aantal dieren uit de verschillende categorieën, de waarden kunnen overgenomen worden van vorig jaar met de prev-toets. Het gele pijltje is een knop om meer detail te zien, en uitleg over welke dieren het gaat.
Als alles is ingevuld nog eens op ok klikken en de inventaris is gemaakt.
- Inventaris producten:
Nu zien wij vele wenkbrauwen omhoog gaan, want velen vinden het onbegonnen werk om een inventaris bij te houden van de producten die rondzeilen op ons bedrijf. Op zich is het ook niet zo erg van ieder jaar een 0-inventaris in te steken, of slechts een inventaris van enkele goedgekende producten, zoals het nevenproduct stro of hooi (van een weide). In feite gaan de meesten onder ons geen grote voorraden aanleggen en hetgeen gekocht wordt is meestal om direct op te gebruiken, vandaar dat de voorraad ieder jaar ongeveer weg is.
Voor degenen die wel gedetailleerd alles bijhouden, kunnen aan de hand van de artikelenlijst nagaan of hun inventaris nog klopt. Men kan die op datum opvragen. Daarvoor ga je naar BasisgegevensProducten en Kosten : ophalen. Je krijgt een lijst van alle producten en kosten. Als je dan op het groene tonnetje klikt, kan je de stock op een bepaalde datum opvragen. Daarmee kan je al nagaan of één en ander kan.
In ons voorbeeld zien we dat kunstmest 10+8+3 een negatieve stock heeft. Daaraan zien we dat we waarschijnlijk een factuur vergeten boeken hebben, of een verkeerd verbruik hebben ingevuld. Dus moeten we dat eens nakijken en de fout herstellen.
De eigenlijke inventaris wordt berekend op het einde van het jaar bij Boekhouding - Afsluiten boekjaar - Eindinventaris producten : als er vorig jaar een inventaris gemaakt is maak je dit jaar best terug een inventaris. Je drukt op “calc” en de inventaris wordt berekend. Daar zie je dan alle producten en hoeveelheden met gemiddelde prijs berekend staan. Rode getallen kunnen niet geboekt worden. Er moet eerst één en ander recht gezet worden, zoals hierboven in het voorbeeld van kunstmest 10+8+3
Dubbelklik op het foute product en er komt een bijschermpje:
Hier zie je duidelijk dat de aankoop niet geboekt is geweest, maar wel een verbruik. Bij aankoop kunnen we op het gele pijltje klikken en alsnog die factuur inboeken ter plaatse. Klik op aan om een aankoopscherm te krijgen:
De aankoop wordt in stock gestoken. Na ok te hebben gedaan, komen we uiteindelijk aan:
Waarna we op stop klikken en de volgende producten nakijken. Uiteindelijk klikken we nog eens op “calc” om de inventaris opnieuw te berekenen en dan OK als alles juist is.
- Inventaris krachtvoeders:
In diezelfde lijst als hier net boven kan je ook je Krachtvoeders nakijken, en checken met de werkelijkheid. Je kan ook sorteren op kolom “soort” en filteren, om gemakkelijker overzicht te hebben.
En eveneens zoals hierboven bij III. uitgestippeld kan je de inventaris maken op dezelfde manier.
- Inventaris neventakken:
Als je een boerderij winkel hebt en je houdt daarvan een stock bij, vind je die ook in dezelfde lijst terug en kan je de actuele stock natrekken en zien of het klopt met de werkelijkheid. Eventueel moet je enkele boekingen aanpassen om alles te
doen kloppen.
Die inventaris kan je dan eenvoudig boeken door met “new” nieuwe lijnen toe te voegen voor producten, en de hoeveelheden en waarden opgeven.
Ga wel eens na of de inventaris van de neventakken niet mee in de Inventaris Producten (III.) zit, zodat die geen 2 maal geboekt wordt.